シンプルライフ 徒然記(思うこと) 片づけ日記

なぜあの人は仕事が速いのか?小さなイラっ!を解消して快適にデスクワークを進めるコツ

2021年4月27日

やることがたくさんあるのに、何だかうまく進まない。落ち着いて仕事をしたいのに、ちょっとしたことにイラついてしまう。デスクワークをするときに「あー、もう!」と思ってしまうこと、ありませんか?

それに比べて、隣のあの人は仕事が速い。同じくらいの業務量なのに、余裕があるように見える。何が違うんだろう?

理由はあります。当たり前すぎて気づいていないだけなのです。

今回は、仕事が速い人が心がけている小さな工夫と、ご機嫌で仕事が進むコツをお伝えします。デスクワークで感じるイライラを解消しましょう。


仕事は機嫌よく♪そしてシャカシャカ終わらせましょう

デスクワークのちょっとしたイライラとは?

わたしは派遣社員としてオフィスワークをしています。仕事の内容は主に、パソコンで手紙や書類を作成したり、ファイリングをしたり、データ入力をしたりなど、ごくごく普通のデスクワークです。

そんな仕事中にちょっとイラっとしてしまうこと。

✅ペンが床に落ちる
✅引出しを開けたら、使うはずの輪ゴムがなかった
✅使いたいクリップが上手く取れない
✅左手で書類を押さえているのに、穴開けパンチが左側にある

たいしたことじゃないっちゃーたいしたことじゃないですね。改めて見ると、しょーもないことばかりです。

・ペンをデスクのふちに置くな!
・輪ゴムを使うなら事前に準備しておけ!
・クリップを仕分けしておけばいいじゃない!
・穴開けパンチを使いやすい場所に置いておけばいいのに・・・。

はい!解決~。拍手!!

そう、実はどれも本当にちっちゃなことです。それなのに、忙しい仕事中に自分をイライラさせるには充分なことなのです。どうしてこんなことが起こるのでしょう。

 

みなさん・・・。デスクの上、散らかっていませんか?

こういった本当に些細なことで生じてしまうイラっとする気持ち、ほとんどがデスクの上にモノが多すぎることが原因です。

ペン、付箋、クリップ、ホチキス、輪ゴム、定規、クリアファイル、ファイル、ノート・・・。どれも使うからデスクの上にあるわけで、そういう意味では仕方ないとも言えますが、それ、いっぺんに使います?

・さっき終わった作業に使っていた空になったクリアファイル。それに隠れて今使いたい付箋が見えない。

・付箋を取ろうとしてクリアファイルをどけたら、付箋と一緒に隠れていたペンが床に落ちてしまった。

「付箋を探す」「ペンを拾う」ひとつひとつは些細な動きですが、冷静に考えるとしなくてもよかった作業です。

こういったちょっとしたイライラをひとつずつ取り除いていくと、びっくりするくらい作業がスムーズに進みます。何よりイラっとすることが減るので、気分よく、落ち着いた状態で仕事が進められます。

使わないモノは一度しまってみる

例えば、午前中にA、B、Cの順で3つのタスクがあるとします。

AとCではホチキスを使います。Bでは使いません。

すると、ほとんど人が「どうせあとで使うから」とホチキスを出したままBの作業に突入すると思います。

しかし、Bではファイルとペンと穴開けパンチを使います。これだけでも既にデスクの上はいっぱい。いつしかペンはホチキスに追いやられ、取りづらい場所にずれてしまいます。今は主役でないホチキスに、主役のペンが邪魔されるなんて・・・!

ここに疑問を持つ人って、実はあまりいないのですね。

ピーター
だって、また使うんだから出しっぱなしのほうが便利でしょ??
違うんだなピーター。実は使わないものは都度片づけたほうが作業がはかどるんだよ!
marigold
ピーター
なんですと!!

Aのタスクが終わったら、Bで使うもの以外はすべて引き出しや棚に片づけてからBに取りかかる。そして、Bが終わったら、Cで使うもの以外はすべて片づけてからCに取りかかる。

お昼休みでデスクを離れるときも、付箋やペンなどを片づけて、デスクの上をきれいにしてから離れる。午後いちばんの仕事で使うものであっても、です。

この、「いちいち片づける」作業をすることで、タスクとタスクの間に明確な区切りをつけることができるのですね。すると、頭が一度リフレッシュされて、新鮮な気持ちで次の仕事に取り掛かることができます。

勉強中に休憩を入れるときは、本は開いたままでペンも片づけず、休憩後すぐに勉強に戻れるようにするのが効果的というのは聞いたことがあります。賛成です。でないと、「自分との約束」である勉強が続かなくなってしまう・・・。しかし、今回は職場での話をしているので、仕事が続かなくなる心配はありません。だって・・・職場では周囲の目があるので、仕事をしないわけにはいきませんから。

 

仕事が速い人は、実はこだわりがある

仕事が速い人っていませんか?同じ作業をしているのに、要領よくどんどん片づけていく人です。だからといって決して雑なわけではなく、きちんと終わらせています。

実は、仕事が速い人はモノをどこに置いたらいいのかにこだわりがあります。

右手でこれをするから、これは右に置く。次に左手でこれをするからこれは左に置く。もちろん今使わないものは邪魔だから片づけておく。

無駄な動きをしなくてすむように、最短距離を考えて仕事を組み立てているのですね。ひとつひとつは些細な動きでも、無駄な動作を省くことで作業効率を上げているのです。

ちょっとしたイラッ!を無くす工夫をする

こうしたイラッ!を無くすことは、案外簡単にできることが多いです。

例えば・・・・。

書類を留めるゼムクリップ(以下、クリップ)がバラバラに収納されていて、使いたいサイズのクリップをサッと取り出すことができない。

書類の大きさ、厚さによって最適なクリップの大きさは異なります。「大」が使いたいのに、手に取ったのは「小」。一回は短いしすごく小さな動作ですが、いちいち取り直すのって無駄な作業ですよね。どうしましょうか。

引き出しのトレイには、大、小のクリップが混ざった状態で入っています。

そう、ここで必要なのは「大」と「小」のクリップを完全に、混ざらないように分けて収納してしまうことです。しかし、同じトレイの隣同士に分けて入れる程度では、またすぐに混ざってしまうことが容易に想像できます。

ここで、例えば「大」は右側の引き出しに、「小」は左側の引き出しに、完全に分けて収納する。これならもう混ざることはありません。

クリップを取る時に、仮に手探りであっても、右の引き出しからは「大」、左の引き出しからは「小」が確実に出てきます。使いたいもの以外をうっかり手に取ることがなくなります。クリップを取り直す無駄な時間がなくなり、仕事が速くなります。

こういった、文房具の整理も仕事を早く終わらせるのにとても効果的なのです。

しかも、作業中に感じる「イラっ」も解消することができます。

ちなみに、かわいいけど使いづらいとわたしが感じている、カラーのクリップや犬や果物の型のクリップ、三角のクリップは完全に箱の中に入れて、今後使わないようにしてしまいました。嫌いじゃないんですけどね。

 

デスクワークを快適に進めるコツ まとめ

今回は、仕事が速い人がしているちょっとした工夫と、ご機嫌で仕事が進むコツをお伝えしました。

簡単に言うと「ちょっとしたイライラ」を解消する工夫をすることです。

デスクワークを気持ちよく進めるコツ

・デスクの上から「今使わないモノ」を片づける

・タスクが終わるごとに使わないモノを片づける

・使うモノの置き場所にもこだわってみる

・自分がイラっとするポイントに気づく

・見つけたイラっ!を解消できる工夫をする

この「小さなイラっ!を解消していく」ことは、職場に限らずどんなところでも共通する、幸せに生きるコツと言えます。

いちばん大切なことは、自分が何に対してイラっとするのかの気づくことですね。つい見過ごしてしまいがちですが、自分が何にモヤモヤし、どういう状態を快適と感じるのか、をいつも気にしておくと、どんどん気づけるようになります。そして、小さなイラっ!を解消していくと、自分の周りにお気に入りが増えていくので、満足度が高くなっていきます。

くるみ
好きなモノに囲まれてるとうれしいね!

みなさんのオフィスライフが楽しいものになりますように。

 

 

 

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